Microsoft Excel en las Organizaciones. ¿Qué debemos tener en cuenta para evitar el caos?

Microsoft Excel es probablemente la herramienta empresarial de software más utilizada del mundo. Vamos a hacer un pequeño análisis en este post de la situación actual de este escenario, ventajas e inconvenientes del uso de Excel a nivel empresarial y por último cual es la tendencia y que debe tener en cuenta toda empresa.

Microsoft Excel en las Organizaciones. ¿Qué debemos tener en cuenta para evitar el caos?

Introducción

En mis casi 20 años de experiencia profesional, si hay una herramienta que llevo viendo todo este tiempo, esa es Microsoft Excel. Hubo una época en la que había un tal Lotus 1-2-3 en el mundo, pero eso lo dejo para un post sobre prehistoria. 😅

 

Vamos a ver en este artículo, y orientado al entorno corporativo, cual es el estado actual de Excel y qué podemos hacer desde el departamento de IT para evitar el caos y asegurarnos la evolución hacia sistemas administrados cuando la información es suficientemente sensible.

 

Excel en la gran empresa

Excel sale al mercado en 1985 y desde entonces no ha parado de crecer su uso en la empresa. Es una herramienta versátil que ha mostrado su valía en distintas áreas:

 

  • En Financiero es sin duda alguna donde están los maestros de este software. Se conocen cada fórmula y cómo sacarle partido para hacer cálculos complejos. Resultados de ventas, forecasts o previsiones, planes, presupuestos, etc… son algunos de los ejemplos más comunes de hojas de cálculo en este entorno
  • En Marketing y ventas también suelen hacer uso de hojas de cálculo para gestionar las ventas de clientes, pedidos, campañas, análisis financiero, etc…
  • Otros departamentos, desde Recursos Humanos a Operaciones también usan Excel para manejar sus datos y hacer sus cálculos.

 

En el mundo empresarial ha habido enormes cambios sobre la forma de utilizar Excel. Antaño cada usuario tenía su fichero “xls” guardado en el disco de su ordenador y poco más. Como mucho lo mandaba por e-mail cuando quería compartirlo con alguien.

 

Hoy en día los ficheros de Excel pueden estar en unidades de red, para organizaciones menos maduras, o subidos en la nube y compartidos con cientos de compañeros que lo utilizan. Todos al unísono y en tiempo real.

 

Sumemos a esta complejidad 2 aspectos muy importantes que pueden ya elevar la importancia de un simple excel a un sistema crítico:

  1. Esos datos se usan para tomar decisiones estratégicas o son datos necesarios para el funcionamiento del negocio
  2. Los datos son tan sensibles que si salen de la compañía puede ocasionar un problema serio al negocio o a la confidencialidad de la información
  3. La hoja de cálculo es tan compleja que se hace muy lenta y tediosa de manejar

 

En estas situaciones deberíamos empezar a pensar en cómo evolucionar esos datos a sistemas más indicados. Y es que cualquiera podría coger ese fichero y enviarlo hacia el exterior si no tenemos las precauciones recomendadas.

 

De la hoja de cálculo al análisis de datos

Esos mismos ficheros compartidos que hablábamos en el apartado anterior, pueden además hacer uso de datos externos, como por ejemplo traerse datos de nuestro ERP sobre las ventas del último trimestre y usar cálculos y gráficos en excel para realizar cualquier análisis financiero.

 

Y es que Excel hoy en día es una herramienta muy potente de análisis de datos gracias a varias tecnologías que aparecieron como plug-ins separados para instalar sobre excel pero que hoy día están integrados dentro de la propia herramienta.

 

Hablamos principalmente de los siguientes componentes:

  • Power Query para consulta y transformación de datos externos. Es decir, ya no imitamos Excel a realizar análisis con los propios datos de la hoja, sino que podemos traernos a la misma datos externos, como por ejemplos todas las ventas del trimestre desde nuestro ERP empresarial. Además tenemos multitud de opciones para sincronización y transformación de datos.
  • Power Pivot es un complemento de Excel que nos permite realizar modelado de datos en memoria, con tablas dinámicas y multidimensionales.
  • Power View es el componente para visualización de datos más allá de los gráficos estándar que trae Excel.

 

Power BI y el futuro de los datos de negocio

Y durante esta evolución hacia el análisis de datos, Microsoft crea en 2015 un servicio cloud llamado Power BI, precisamente para cumplir esta función y que utiliza tecnología existente en Excel (y sus componentes), evolucionándola hacia un servicio robusto de analítica basado en la nube.

El concepto detrás de Power BI es lo que llaman el Self-service Business Intelligence (autoservicio de inteligencia de negocio). Independencia del departamento de IT y una mayor flexibilidad y rapidez.

 

Esto significa que cualquier usuario puede crearse sus informes basados en datos y compartirlos con los demás, utilizando todo el potencial de la herramienta:

 

  • Conexión a cientos de orígenes de datos diversos, desde libros de excel a bases de datos o servicios cloud
  • Informes muy visuales e interactivos fáciles de leer
  • Compartir estos informes y sus datos a través de la web o las aplicaciones móviles de Power BI

 

En Resumen

Excel sigue siendo hoy en día una gran herramienta de la que depende la inmensa mayoría de organizaciones.

 

La evolución natural de estas hojas de cálculo y la introducción de elementos complejos como conexiones con datos y código VBA hace que muchos de estos usuarios estén sufriendo problemas con estas hojas o incluso peor, que estas signifiquen una posible brecha de seguridad para la corporación.

 

Además, la evolución de otras herramientas de análisis de datos basadas en la nube, como Power BI, hace recomendable el replanteamiento, para algunas de estas hojas de cálculo y evolución hacia esos sistemas más robustos y potentes.

 

Recursos Útiles

Microsoft excel:
https://products.office.com/es-es/excel

 

Microsoft Power BI:
https://powerbi.microsoft.com/es-es/